Автоматизация процессов организации и проведения конференций

О проекте

При организации академических мероприятий вузы могут сталкиваться с высокой административной нагрузкой и, как правило, отсутствием единого, выстроенного подхода к их подготовке и проведению. Отсутствие единой структуры и понятных инструкций приводит к излишним затратам, снижению эффективности сотрудников и подразделений, задержкам обновления данных, сложностям коммуникации и рассылке некорректной информации. В результате возрастает количество ошибок и нагрузка на академический состав. Эти задачи решает платформа для автоматизации организации научных мероприятий, обеспечивающая единый цифровой контур управления всеми этапами подготовки и проведения событий.

Цели проекта

• Автоматизация процессов организации, подготовки и проведения научных мероприятий.
• Сокращение рутинной работы.
• Оптимизация пользовательского опыта для организаторов и участников.
• Создание архива тезисов научных докладов с постоянными упорядоченными ссылками.
• Поддержка цифровизации академических процессов и формирование управленческой отчётности.

Решение

Платформа для автоматизации организации научных конференций, семинаров и симпозиумов упрощает управление мероприятиями, снижает административную нагрузку и позволяет сосредоточиться на содержательной и научной составляющей работы.

Основные возможности:

• Централизованное управление: создание мероприятий, управление участниками, секциями и программой.
• Автоматизация процессов: сбор и обработка тезисов, формирование расписаний и сборников материалов.
• Рецензирование научных статей и материалов: поддержка процессов экспертной оценки и сопровождения публикаций.
• Мероприятия без регистрации: поддержка открытых форматов, публичных секций и событий без обязательной подачи заявок.
• Система оповещений: автоматические уведомления организаторов и участников о дедлайнах, изменениях и статусах.
• Архивирование данных: хранение материалов мероприятий с постоянным онлайн-доступом.
• Гибкость: поддержка онлайн, офлайн и гибридных форматов.
• Интуитивный интерфейс: удобная навигация для всех категорий пользователей.
• Отчёты и аналитика: сбор статистики и формирование управленческой отчётности.
• Техническая поддержка: сопровождение внедрения и работы с платформой.

Результаты внедрения

С 2024 года платформа находится в рабочей эксплуатации и используется при организации мероприятий в ряде крупных российских университетов.

Внедрение позволило:

• Снизить административную и академическую нагрузку за счёт автоматизации подготовки и проведения мероприятий.
• Упорядочить процессы организации: структурированы заявки, расписания, тезисы и коммуникации.
• Минимизировать человеческий фактор и количество ошибок при обработке данных и рассылках.
• Обеспечить централизованный контроль со стороны ответственных лиц, включая мониторинг статусов и действий.
• Сформировать единую цифровую базу тезисов и докладов с постоянным онлайн-доступом.

Хотите узнать подробнее о платформе? Свяжитесь с нами по телефону +7 (495) 183-03-05 или по почте info@vitrinarosta.ru, и мы подробнее расскажем о возможностях платформы при организации академических мероприятий.