АТАЧ: современная платформа цифровизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства

О проекте

Ведущие академические учреждения ежедневно проводят колоссальную работу по кадровому направлению, по подготовке и обработке множественного потока организационно-распорядительной документации, включая должностные инструкции, уставы, акты и регламенты, а также по делопроизводству учреждения.

Цели проекта

Академический институт обратился в ООО "ММК-Информсервис" за комплексным решением СЭД АТАЧ (система электронного документооборота), которое позволит повышать эффективность работы в выполнении поставленных задач и контроля в соответствии с политикой учреждения и требованиями законодательства РФ, а также обеспечить единые принципы обработки документов по различным направлениям с максимальной эффективностью за короткое время.

Решения

АТАЧ - современное Web-решение, являющееся собственной уникальной разработкой ООО «ММК-Информсервис» и включенное в Единый реестр российского ПО №11849, позволяет в короткие сроки внедрить СЭД с нуля, добиться экономии временных ресурсов на исполнение поставленных задач и значительно повысить эффективность их реализации. АТАЧ - инновационная система электронного документооборота, предназначенная для комплексной цифровизации процессов работы с электронными документами. 

СЭД АТАЧ может поставляться как коробочное решение с фиксированным набором предустановленных документов, так и как индивидуальное решение, в котором основной функционал, включая документы и маршруты, настраиваются под требования заказчика.

СЭД АТАЧ соответствует требованиям законодательства РФ, включая ФЗ-63 "Об электронной подписи", ФЗ-152 "О персональных данных", а также ФЗ-377 "О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ". Внедрение СЭД АТАЧ предоставило пользователям заказчика возможность запрашивать более 20 типов шаблонов и документов в электронном формате и автоматизировать бизнес-процесс учреждения. Достигнутые результаты полностью отвечают потребностям заказчика.
По результатам анализа запросов института была определена концепция взаимодействия для решения основных проблем:

• Отсутствие систематизированного электронного документооборота в части КЭДО, ОРД и делопроизводства.
• Продолжительный период обработки и согласования документов.
• Задержки в выполнении поставленных поручений.
• Риски потери и порчи документов.
• Значительные потери временных ресурсов при регистрации и обработке документов.

АТАЧ - современная и интуитивно понятная платформа, обладает простым и удобным интерфейсом, высоким быстродействием, что позволяет поднять электронный документооборот на новый уровень за счет использования современных, инновационных решений и сделать работу учреждения быстрой и эффективной. 

Особенностью АТАЧ является возможность полнофункционально осуществлять любые действия с документами на планшетах и мобильных телефонах.

СЭД АТАЧ включает в себя средства для реализации процессов работы с кадровыми, финансовыми, юридическими, нормативно-справочными документами, для организации цифрового архива, полнотекстового поиска документов как в самой системе, так и в любых других системах компании, а также функционал тайм-трекера для отслеживания времени работы сотрудников.

АТАЧ разработан на основе микросервисной архитектуры, что позволяет делать продукт гибче и устойчивее к сбоям, облегчает понимание, отладку и изменение кода. Это позволяет АТАЧ иметь возможность быстро реагировать на изменения бизнес-требований и потребности заказчика.

Этапы проекта

1. Аналитика установленных бизнес-процессов.
2. Составление и согласование сметы.
3. Разработка индивидуального решения с учетом пожеланий и потребностей заказчика.
4. Внедрение АТАЧ в тестовом режиме.
5. Подготовка необходимой документации и обучение пользователей.
6. Запуск АТАЧ в промышленную эксплуатацию.
7. Техническая поддержка заказчика на всех этапах внедрения, запуска и дальнейшее сопровождение в процессе пользования АТАЧ.

Полученные результаты

• Реализованы и систематизировали процессы КЭДО, ОРД, делопроизводство с интеграцией в 1С ERP.
• Время доставки документа на рассмотрение адресату сокращено, соответственно, сократилось время на рассмотрение документов и принятие решений.
• Обеспечили бесперебойную работу большого числа единовременно работающих пользователей, а также гарантировали успешное исполнение автоматизированных бизнес-процессов.
• Повысили прозрачность бизнес-процессов в 8 раз - в любой момент времени информация актуальна и доступна.
• Ускорили бизнес-процессы компании в 5 раз и обеспечили возможность 100% контроля выданных поручений.
• Риски потери документов сведены к 0.
• Экономия времени до 40% при работе с кадровыми документами: создание, подписание кадровых документов с передачей данных для формирования приказов в 1С ЗУП.