Автоматизация кадрового учета Санкт‑Петербургского ГУАП

О проекте

ГУАП — лидер среди технических вузов в области аэрокосмического приборостроения. Ведёт подготовку инженеров для наукоёмких производств. В последние годы здесь также обучают по ряду гуманитарных направлений, включая лингвистику и международные отношения.

Однако, у работников вуза не было единой коммуникационной платформы, ряд внутренних процессов не был автоматизирован, и организация использовала бумажный документооборот.

Цели проекта

• Автоматизировать процесс приема, перевода, увольнения, отпусков, командирования.
• Перевести ряд внутренних согласований из бумажного документооборота в цифровой.
• Внедрить инструменты для совместной работы (календарь сотрудников, видеозвонки, библиотека знаний компании).
• Расширить функционал системы СБИС с учетом специфики образовательной деятельности заказчика.

Решения

Экосистема Saby объединяет в едином окне функции корпоративного портала, кадрового учета с подписанием в электронном виде, внутренний и внешний документооборот.

Основные функции:

• Полноценный кадровый учет

  Прием, перевод, увольнение, сотрудника. Командирование и электронные отпуска. Штатное расписание (должность, квалификация, зарплата).Отправка отчетности в СФР. Кадровая статистика.

• Кадровый электронный документооборот

  Выдача УНЭП (Усиленных Неквалифицированных подписей) сотрудникам. Настройка печатных форм документов. Хранение документов в электронном виде. Подпись кадровых документов с офисными, удаленными, самозанятыми и ГПХ.

• Внутренний и внешний электронный документооборот

  Выпуск и выдача ЭЦП для подписания документов. Подключение абонентского ящика. Организация обмена документами с контрагентами.

• Корпоративный портал

  Календарь сотрудников с рабочими статусами и задачами. Встроенный диск и редактор документов. База знаний. Видеозвонки, мессенджер. Наглядная структура и карточки сотрудников.

Преимущества:

• быстрая интеграция с любой учетной системой;
• бесплатная техподдержка 24/7 в чате и по телефону;
• безопасное хранение данных (собственный ЦОД);
• настройка бизнес-процессов любой сложности;
• полнофункциональное мобильное приложение;
• распознавание документов по скану или фото.

Этапы проекта

1. Анализ ТЗ, выставленного заказчиком.
2. Аудит информационных систем университета.
3. Формирование и согласование этапов, сроков работ и бюджета проекта.
4. Выполнение работ.
5. Расширение функционала системы:
   • доработка отображения медосмотров;
   • фильтрация сотрудников в штатном расписании по счету затрат;
   • реализация возможности автоматической выдачи навыка после повышения квалификации;
   • реализация возможности добавления в штатную должность сотрудников, работающих по совмещению.
6. Перенос данных из учетной системы заказчика в СБИС (карточки сотрудников с учеными степенями, база переводов, приемов, увольнений).
7. Настройка бизнес-процессов:
   • настройка фиксации факта прохождения обязательной переподготовки в карточке сотрудника;
   • настройка процедуры подписания должностных и общих инструкций при использовании НЭП с формированием сводного реестра;
   • настройка структуры организации;
   • настройка расчета заработной платны в зависимости от категории сотрудника;
   • настройка бизнес-процессов на прием, перевод и увольнение сотрудников с формированием печатных форм.
8. Техническая поддержка и сопровождение после внедрения.

Полученные результаты от внедрения

• Единая коммуникационная платформа для всех работников.
• Автоматизация внутренних бизнес-процессов.
• Перевод кадрового учета в электронный вид.
• Расширенный функционал и настройка бизнес-процессов.
• Структурирование методологий и инструкций.