Автоматизация пропускного режима при подаче абитуриентами документов в вуз

О проекте

Высшее учебное заведение столкнулось с огромным объемом работы в связи с необходимостью обработки 37 000 заявлений абитуриентов, поступивших за период с 20 июня по 25 июля 2023 года. Каждый абитуриент должен приложить до 11 видов документов, в связи с чем возникает высокая нагрузка на специалистов приемной комиссии, что имеет свои негативные последствия:

• время, необходимое для обработки документов поступающих, значительно увеличивается;
• в процессе ручной обработки возникает множество ошибок.

Для того, чтобы оптимизировать работу специалистов приемной комиссии, минимизировать влияние человеческого фактора и ускорить процесс регистрации абитуриентов, вуз решил запустить 14-дневный пилотный проект по автоматизации пропускного режима.

Цель проекта

Цель проекта VisitorControl – успешная регистрация не менее 90% от общего количества абитуриентов в течение 14-дневного периода за счет:

• сведения ошибок, совершаемых при обработке документов, к минимуму;
• ускорения процессов регистрации абитуриентов;
• сокращения нагрузки на входную группу;
• сокращения нагрузки на специалистов приемной комиссии.

Решение

Решение предусматривает внедрение и опытную эксплуатацию программно-аппаратного комплекса (далее ПАК) VisitorControl: терминала самостоятельной регистрации посетителей (далее – Терминала) и специализированного программного обеспечения (далее – ПО).

Входная группа административного корпуса вуза оснащается ПАК VisitorControl, что позволяет абитуриентам самостоятельно и оперативно проходить первичную регистрацию, оформлять пропуска в приемную комиссию при очной подаче заявлений.

Как это работает:

1. Абитуриент подходит к Терминалу и нажимает кнопку «Начать регистрацию».
2. Терминал запрашивает информированное согласие на обработку персональных данных в соответствии с ФЗ N 152 от 27 июля 2006 г.
3. Абитуриент размещает паспорт гражданина РФ в нише сканера Терминала.
4. Терминал выявляет попытки представления ксерокопий документа вместо оригинала и, если все в порядке, делает скан-копию.
5. Терминал выполняет распознавание документа и преобразует изображения в цифровую информацию.
6. Терминал фотографирует абитуриента и сохраняет снимок.
7. Терминал выдает абитуриенту пропуск – бумажный талон с QR-кодом для прохода через турникет.
8. Терминал отправляет полученную информацию – скан-копию паспорта гражданина РФ, Ф.И.О. и другие данные паспорта, согласие на обработку персональных данных, фото абитуриента – в локальную базу данных (далее – БД) вуза.

ПО VisitorControl – система заявок на пропуска (далее – Система), которая внедряется в IT-инфраструктуру вуза. Программное решение помогает оптимизировать регистрацию заявлений, поступающих в приемную комиссию вуза дистанционно.

Как это работает:

1. Абитуриент направляет электронные копии заявления и других документов в приемную комиссию вуза – по электронной почте или через портал госуслуг РФ.
2. Система помогает идентифицировать заявителя и провести предварительную проверку присланных им электронных документов на предмет ошибок.
3. Данные и скан-копии обработанных документов сохраняются и в локальной БД вуза, и в архиве Системы.
4. Система позволяет вести поиск нужного документа в архиве и корректировать ранее введенные данные.

Этапы проекта

1. Аудит объекта автоматизации, включая IT-инфраструктуру вуза.
2. Составление технического задания (далее – ТЗ) на разработку пилотного проекта.
3. Составление и согласование коммерческого предложения.
4. Формирование и согласование этапов работ и результатов, ожидаемых по завершении пилотного проекта.
5. Разработка ПАК VisitorControl, необходимого для запуска 14-дневного пилотного проекта.
6. Разработка ПМИ (программы и методики испытаний) согласно ТЗ.
7. Внедрение ПАК VisitorControl и проведение ПМИ.
8. 14 - дневная опытная эксплуатация.
9. Анализ результатов, полученных по завершении 14-дневного пилотного проекта.

Полученные результаты

• ускорение процесса регистрации абитуриентов и увеличение количества регистрации за сутки;
• сведение к минимуму, совершаемых при обработке документов, ошибок;
• упрощение организации пропускного режима с сокращением нагрузки на входную группу;
• сокращение нагрузки на специалистов приемной комиссии;
• оперативное наполнение локальной БД сведениями и обработанными документами.

• ускорение процессов регистрации;
• комфорт при регистрации и минимизацию очередей;
• действующие пропуска на период проведения приемной кампании.