О проекте
Высшее учебное заведение столкнулось с огромным объемом работы в связи с необходимостью обработки 37 000 заявлений абитуриентов, поступивших за период с 20 июня по 25 июля 2023 года. Каждый абитуриент должен приложить до 11 видов документов, в связи с чем возникает высокая нагрузка на специалистов приемной комиссии, что имеет свои негативные последствия:
- время, необходимое для обработки документов поступающих, значительно увеличивается;
- в процессе ручной обработки возникает множество ошибок.
Для того, чтобы оптимизировать работу специалистов приемной комиссии, минимизировать влияние человеческого фактора и ускорить процесс регистрации абитуриентов, вуз решил запустить 14-дневный пилотный проект по автоматизации пропускного режима.
Цель проекта
Цель проекта VisitorControl – успешная регистрация не менее 90% от общего количества абитуриентов в течение 14-дневного периода за счет:
- сведения ошибок, совершаемых при обработке документов, к минимуму;
- ускорения процессов регистрации абитуриентов;
- сокращения нагрузки на входную группу;
- сокращения нагрузки на специалистов приемной комиссии.
Решение
Решение предусматривает внедрение и опытную эксплуатацию программно-аппаратного комплекса (далее ПАК) VisitorControl: терминала самостоятельной регистрации посетителей (далее – Терминала) и специализированного программного обеспечения (далее – ПО).
Входная группа административного корпуса вуза оснащается ПАК VisitorControl, что позволяет абитуриентам самостоятельно и оперативно проходить первичную регистрацию, оформлять пропуска в приемную комиссию при очной подаче заявлений.
Как это работает:
- Абитуриент подходит к Терминалу и нажимает кнопку «Начать регистрацию».
- Терминал запрашивает информированное согласие на обработку персональных данных в соответствии с ФЗ N 152 от 27 июля 2006 г.
- Абитуриент размещает паспорт гражданина РФ в нише сканера Терминала.
- Терминал выявляет попытки представления ксерокопий документа вместо оригинала и, если все в порядке, делает скан-копию.
- Терминал выполняет распознавание документа и преобразует изображения в цифровую информацию.
- Терминал фотографирует абитуриента и сохраняет снимок.
- Терминал выдает абитуриенту пропуск – бумажный талон с QR-кодом для прохода через турникет.
- Терминал отправляет полученную информацию – скан-копию паспорта гражданина РФ, Ф.И.О. и другие данные паспорта, согласие на обработку персональных данных, фото абитуриента – в локальную базу данных (далее – БД) вуза.
ПО VisitorControl – система заявок на пропуска (далее – Система), которая внедряется в IT-инфраструктуру вуза. Программное решение помогает оптимизировать регистрацию заявлений, поступающих в приемную комиссию вуза дистанционно.
Как это работает:
- Абитуриент направляет электронные копии заявления и других документов в приемную комиссию вуза – по электронной почте или через портал госуслуг РФ.
- Система помогает идентифицировать заявителя и провести предварительную проверку присланных им электронных документов на предмет ошибок.
- Данные и скан-копии обработанных документов сохраняются и в локальной БД вуза, и в архиве Системы.
- Система позволяет вести поиск нужного документа в архиве и корректировать ранее введенные данные.
Этапы проекта
- Аудит объекта автоматизации, включая IT-инфраструктуру вуза.
- Составление технического задания (далее – ТЗ) на разработку пилотного проекта.
- Составление и согласование коммерческого предложения.
- Формирование и согласование этапов работ и результатов, ожидаемых по завершении пилотного проекта.
- Разработка ПАК VisitorControl, необходимого для запуска 14-дневного пилотного проекта.
- Разработка ПМИ (программы и методики испытаний) согласно ТЗ.
- Внедрение ПАК VisitorControl и проведение ПМИ.
- 14 - дневная опытная эксплуатация.
- Анализ результатов, полученных по завершении 14-дневного пилотного проекта.
Полученные результаты
В результате проекта вуз получил:- ускорение процесса регистрации абитуриентов и увеличение количества регистрации за сутки;
- сведение к минимуму, совершаемых при обработке документов, ошибок;
- упрощение организации пропускного режима с сокращением нагрузки на входную группу;
- сокращение нагрузки на специалистов приемной комиссии;
- оперативное наполнение локальной БД сведениями и обработанными документами.
- ускорение процессов регистрации;
- комфорт при регистрации и минимизацию очередей;
- действующие пропуска на период проведения приемной кампании.
напишите нам
к нашей партнерской программе