Автоматизация работы приемной комиссии с помощью чат-бота

О проекте

Приемная кампания в вузе — сложный процесс, в котором сотрудники ежедневно обрабатывают тысячи запросов от абитуриентов, проверяют документы, отслеживают статус заявок и консультируют по правилам поступления. В пиковые периоды нагрузка на приемную комиссию возрастает многократно, что приводит к очередям, задержкам в обработке заявок и повышенной вероятности ошибок.

Цели проекта

Основная цель — автоматизация процессов приема документов и взаимодействия с абитуриентами.

Проект направлен на:

• снижение нагрузки на сотрудников приемной комиссии за счет автоматизации типовых запросов;
• ускорение обработки заявок и сокращение ошибок при подаче документов;
• обеспечение круглосуточной поддержки абитуриентов без необходимости привлечения дополнительных ресурсов;
• улучшение пользовательского опыта и повышение удовлетворенности абитуриентов за счет удобного цифрового интерфейса и удобных каналов коммуникации;
• оптимизацию работы приемной комиссии и интеграцию с внутренними информационными системами вуза.

Решение

Для решения этих проблем в вузах внедряется цифровой помощник Wisebot, который автоматизирует взаимодействие с абитуриентами, снижает нагрузку на сотрудников и повышает скорость обработки заявок. Интеллектуальный ассистент интегрируется с информационной системой вуза и помогает автоматизировать ответы на типовые вопросы, проверять документы и консультировать пользователей 24/7.

Цифровой помощник Wisebot берет на себя несколько ключевых функций приемной комиссии в образовательных организациях:

• Автоматические консультации. Чат-бот отвечает на частые вопросы абитуриентов: список необходимых документов, сроки подачи заявок, проходные баллы, вступительные испытания, льготы и целевые программы.
• Проверка документов Система анализирует корректность загруженных документов, проверяет соответствие формату и требованиям вуза, а также уведомляет абитуриентов о возможных ошибках.
• Навигация по процессу поступления. Wisebot подсказывает, какие этапы необходимо пройти, куда подавать документы и какие дополнительные шаги предпринять для успешного зачисления.
• Сегментация запросов. Простые вопросы бот решает самостоятельно, а сложные (например, по индивидуальному зачислению) передает специалистам приемной комиссии.

Преимущества

Внедрение Wisebot автоматизирует и повышает эффективность работы приемной комиссии. Ожидаемые эффекты:

• Снижение нагрузки на персонал. До 70% запросов от абитуриентов теперь обрабатываются автоматически, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более сложных задачах.
• Скорость обработки запросов. Абитуриенты получают мгновенные ответы на свои вопросы.
• Круглосуточная доступность. Чат-бот работает 24/7, обеспечивая постоянную поддержку поступающих без необходимости увеличения штата сотрудников.
• Интеграция с внутренними системами. Wisebot передает данные вуза в реальном времени, упрощая учет и администрирование процесса поступления.

Этапы проекта

1. Анализ потребностей вуза. Определение ключевых проблем приемной комиссии, анализ нагрузки и формирование требований к цифровому помощнику.
2. Разработка сценариев взаимодействия. Создание базы частых вопросов, диалоговых сценариев и логики обработки запросов.
3. Интеграция с информационной системой вуза. Настройка бота для работы с данными поступающих, заявками и внутренними справочниками.
4. Тестирование и оптимизация. Проверка корректности работы Wisebot, обучение алгоритмов и устранение возможных ошибок.
5. Запуск и мониторинг. Развертывание системы, анализ поведения пользователей и внесение доработок на основе обратной связи.

Результаты интеграции

Автоматизация работы приемной комиссии с помощью Wisebot позволяет вузам значительно повысить эффективность процесса поступления. Абитуриенты получают удобный инструмент для самостоятельного получения информации, что снижает стресс и повышает удовлетворенность процессом зачисления. Сотрудники приемной комиссии освобождаются от рутинных задач и могут больше внимания уделять сложным индивидуальным случаям.

Дополнительно внедрение цифрового помощника способствует:

• улучшению репутации вуза за счет цифровизации процессов и удобного взаимодействия с абитуриентами;
• оптимизации ресурсов, снижению расходов на дополнительный персонал в приемную кампанию;
• повышению точности данных за счет автоматической проверки информации и интеграции с внутренними системами.

Таким образом, Wisebot становится неотъемлемым элементом цифровой трансформации вузов, делая приемную кампанию более прозрачной, эффективной и удобной для всех участников процесса.