«Госключ» в федеральном университете: опыт внедрения

О проекте

Казанский федеральный университет — один из крупнейших вузов России с контингентом около 57 тысяч студентов, включая значительное количество иностранных обучающихся. В условиях масштабной цифровой трансформации университет последние пять лет переходит с монолитной архитектуры на сервисный подход. До начала проекта подписание документов требовало личного присутствия абитуриентов и сотрудников либо отправки бумажных договоров почтой. Это создавало значительные временные и организационные издержки для всех участников процесса.

Цели проекта

• Утверждение и подписание внутренних документов и договоров в электронном виде, отказ от бумажных носителей.
• Оптимизация кадрового документооборота с переходом на электронные подписи.
• Внедрение различных типов подписей (УНЭП и УКЭП) в соответствии с уровнем ответственности сотрудников.

Решение

В качестве ключевого инструмента для подписания документов выбрано приложение «Госключ».

Проект реализован по нескольким направлениям:

• Прием документов от абитуриентов: возможность подачи и подписания заявлений о приеме, договоров на обучение и других документов в электронном виде через личный кабинет абитуриента с использованием усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП).
• Кадровый документооборот: внедрение модуля для подписания заявлений на отпуск, кадровых приказов, табелей учета рабочего времени. Обычные сотрудники и руководители среднего звена используют УНЭП, руководство университета — усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП).
• Marketplace для программ ДПО: разработка платформы для заключения договоров на дополнительное профессиональное образование с электронной подписью договоров на обучение и интегрированной системой оплаты через QR-код.
• Архитектура решения: формирование документов в информационных системах университета и передача через API в приложение «Госключ» по идентификатору СНИЛС пользователя. Документ доступен для подписания в течение 24 часов, после чего система получает статус (подписан/отклонен) и может автоматически маршрутизировать документ далее по процессу.

Результаты внедрения

• Безопасность: государство обеспечивает безопасность хранения данных.
• Быстро и просто: подписание в режиме онлайн за 24 часа, без USB‑токенов и СМС-паролей.
• Юридическая значимость: электронная подпись законодательно приравнена к собственноручной.
• Экономия бюджета: сокращение затрат на курьерскую службу и бумагу для печати документов.

С полной презентацией кейса можно ознакомиться на нашем Rutube-канале или в сообществе ВКонтакте.