Оптимизация управления цифровыми медиаактивами в вузе

Продолжаем рассказывать о практических кейсах внедрения цифровых решений в университетах. Реальные проекты показывают, с какими задачами сталкиваются вузы и какие технологические подходы помогают их решать.

О проекте

Казанский федеральный университет (КФУ) — крупный многопрофильный университет с большим количеством институтов, подразделений и направлений деятельности. В образовательной, научной и коммуникационной работе университета ежедневно создаётся значительный объём цифрового контента: фотографии мероприятий, видеоматериалы, презентации, иллюстрации для сайтов, учебные материалы и архивные документы.

Со временем медиаконтент оказался распределён между различными облачными сервисами, локальными папками, почтой и корпоративными чатами. Архив фактически существовал, но его использование в рабочей деятельности было затруднено: поиск материалов занимал много времени, доступ к файлам зависел от их местоположения, а сотрудники регулярно обращались друг к другу с повторяющимися запросами.

Цели проекта

Внедрить единый цифровой инструмент, который позволил бы:

• централизовать хранение медиаконтента;
• обеспечить быстрый и удобный поиск материалов;
• упростить управление доступами для сотрудников и подразделений;
• сократить время на согласование и передачу файлов;
• обеспечить соблюдение требований информационной безопасности.

Решение

В качестве решения внедрена DAM‑система (Digital Asset Management) — специализированная платформа для управления цифровыми медиаактивами. Система стала единым пространством для хранения, описания и использования контента университета.

Ключевые функциональные возможности системы

• Централизованное хранилище

  Платформа выступает единым источником хранения цифровых активов университета (Single Source of Truth), исключая дублирование файлов и их рассредоточение по различным сервисам.

• Интеллектуальный поиск

  Поиск осуществляется по метаданным (ключевые слова, автор, дата, описание) и содержимому файлов. Система поддерживает поиск в текстовых документах (PDF, Word, презентации), а также поиск по изображениям.

• Система метаданных

  Для каждого файла фиксируются административные, описательные и технические данные. Это позволяет структурировать контент и обеспечивать его дальнейшее использование.

• Версионирование

  Система сохраняет историю изменений файлов, позволяя отслеживать авторство и возвращаться к предыдущим версиям.

• Автоматическая конвертация форматов

  Файлы могут автоматически адаптироваться под различные форматы и размеры при публикации на сайтах и образовательных платформах.

• Гибкое управление доступом

  Права просмотра, скачивания и редактирования настраиваются для разных подразделений и ролей пользователей.

• Интеграция с ИТ-инфраструктурой

  Платформа поддерживает интеграцию с корпоративными информационными системами университета через API.

Этапы внедрения

1. Развертывание базовой инфраструктуры

   Созданы два функциональных пространства: для имиджевого контента и брендбука и для учебных материалов. Чёткое разделение потоков позволило сразу задать структуру для разных типов данных и заложило фундамент для организованной работы с медиаактивами университета.

2. Введение в эксплуатацию

   Осуществлён полный перенос активов фотобанка университета из разрозненных облачных хранилищ в единую таксономию DAM‑платформы. Важным этапом стала интеграция DAM‑системы c корпоративной системой аутентификации университета, что позволило обеспечить бесшовный доступ к платформе для всех сотрудников, имеющих учётную запись в инфраструктуре КФУ.

3. Масштабирование и децентрализация

   Система расширилась на институты и департаменты, которые получили собственные пространства для гибкой настройки метаданных и прав доступа. В рамках обучения представители 20 подразделений освоили инструменты DAM, а студенты начали использовать систему как учебную площадку. В итоге проект перерос административные рамки и стал повседневной рабочей средой для всего университета.

4. Интеграция в образовательную деятельность

   Начали активно интегрировать накопленный контент в образовательную деятельность. Материалы востребованы как преподавателями для иллюстрации курсов, так и студентами при подготовке проектов.

Результаты внедрения

Оптимизация разработки цифровых ресурсов

• ускорение импорта медиаматериалов на образовательные платформы — с 15 минут до 1 минуты;
• сокращение времени на разработку лендингов и сайтов мероприятий — до 120 часов на проект;
• упрощение администрирования сайтов: материалы загружаются один раз и могут использоваться на различных ресурсах без повторного размещения.

Повышение эффективности работы с контентом

• экономия дискового пространства образовательных платформ — более 3 ТБ;
• рост коэффициента повторного использования медиаматериалов — с 35% до 68%;
• сокращение времени поиска и получения файлов — с 15 до 4 минут;
• повышение прозрачности использования материалов благодаря фиксации авторства и источника файлов.