Современный университет — это сложная организационная структура, в которой ежедневно проходит обработку значительный объём документов: приказы, договоры, служебные записки, отчёты, заявки, внутренние распоряжения. Без эффективной системы управления документооборотом такие процессы становятся непрозрачными, медленными и подверженными рискам потерь информации.
Система электронного документооборота (СЭД) позволяет перевести весь жизненный цикл документа в цифровой формат — от создания и согласования до подписания и хранения. Это не просто инструмент цифровизации, а ключевой элемент устойчивого и управляемого развития образовательной организации. Особенно актуальным становится внедрение отечественных СЭД, которые соответствуют требованиям законодательства в области безопасности и обеспечивают независимость ИТ‑инфраструктуры вуза.
Одним из таких решений является платформа цифровизации «АТАЧ», представленная на площадке «Витрина цифрового РОСТа». Это российская разработка, построенная на микросервисной архитектуре и адаптируемая под специфические задачи вузов.
Возможности АТАЧ
Платформа цифровизации «АТАЧ» обеспечивает комплексную цифровизацию документооборота в образовательных организациях. Все процессы происходят в рамках единой платформы, что позволяет избежать дублирования данных, ускорить движение документов и обеспечить их прозрачность на каждом этапе.
Ключевые функциональные возможности:
- Полный цикл работы с документами: приказы, межведомственные электронные документы (МЧД), договоры, доверенности, заявки, закупочная и претензионно-исковая документация.
- Встроенные корпоративные чаты в карточках документов — для обсуждения и сохранения истории коммуникаций.
- Контроль исполнения поручений и задач — с возможностью отслеживания сроков, статусов и исполнителей.
- Гибкие маршруты согласования — от стандартных шаблонов до полностью настраиваемых сценариев под особенности процессов вуза.
- Расширенный поиск — как внутри системы, так и в других корпоративных базах данных.
- Конструктор отчетности — формирование аналитики по любому набору атрибутов документов.
- Персонализированные дашборды — для визуализации данных в разрезе ролей, задач и направлений.
- Уведомления пользователей — о событиях, изменениях и действиях по документам.
- Разграничение прав доступа — настройка прав в зависимости от уровня должности, подразделения и типа документа.
- Интеграция с существующими ИС — бесшовное подключение к цифровой архитектуре университета.
Благодаря микросервисной архитектуре и модульному подходу, система легко адаптируется под разные модели работы и масштабируется вместе с ростом цифровых потребностей вуза.
Пример внедрения: импортозамещение в крупной российской организации
Решение АТАЧ уже доказало свою эффективность в условиях масштабных преобразований. В период с 2016 по 2018 год система была внедрена в одной из крупных российских организаций в рамках проекта по импортозамещению СЭД. Причинами перехода стали:
- высокая доля бумажного документооборота, включая первичные договоры и внутренние распоряжения;
- непрозрачные и нестандартизированные маршруты согласования;
- неудобный поиск информации и частая потеря документов;
- значительная трудоёмкость обработки документов (более 70 FTE — эквивалент полной занятости);
- отсутствие единой централизованной платформы для работы с документами.
Команда АТАЧ провела предпроектное обследование бизнес-процессов, выявила «узкие места» и избыточные действия. По результатам анализа была предложена оптимальная модель цифрового документооборота, адаптированная под специфику организации. Пилотным направлением стало управление договорной деятельностью — одним из самых нагруженных и критичных процессов.
Результатами проекта по замене существующей СЭД на АТАЧ стали:
- цифровизация бумажных документов на 100%;
- снижение FTE до 15;
- ускорение процессов согласования и принятия управленческих решений на 78%;
- рост производительности на 80%;
- достижение среднегодового экономического эффекта в размере 45 млн. руб.
Опыт этого проекта подтвердил, что АТАЧ способен решать комплексные задачи автоматизации даже в самых сложных и загруженных структурах.
